Pracodawcy ubiegający się o dofinansowanie przed złożeniem pierwszych dokumentów będą musieli zarejestrować się w Funduszu, aby otrzymać identyfikator oraz hasło dostępu do systemu informatycznego. Należy zaznaczyć, że System Obsługi Dofinansowań jest systemem odrębnym od istniejącego w Funduszu systemu e-pfron, służącego do przekazywania dokumentów w zakresie obowiązkowych wpłat na Fundusz.

W celu rejestracji pracodawca będzie zobowiązany przesłać do Funduszu formularz zgłoszeniowy zawierający:

1. dane o pracodawcy, w tym:
   1. pełną i skróconą nazwę pracodawcy,
   2. numery: REGON, NIP i PKD,
   3. adres pracodawcy wraz z siedmiocyfrowym kodem stosownie do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia, stosowania i udostępniania krajowego rejestru urzędowego podziału terytorialnego kraju oraz związanych z tym obowiązków organów administracji rządowej i jednostek samorządu terytorialnego,
   4. adres do korespondencji,
   5. imię, nazwisko, numery telefonu i faksu oraz adres poczty elektronicznej osoby odpowiedzialnej za kontakty z Funduszem.
2. aktualne zaświadczenia lub inne dokumenty potwierdzające dane, o których mowa w pkt 1, wystawione nie wcześniej niż na 6 miesięcy przed dniem przesłania tych danych.
3. upoważnienie osoby przesyłającej dane, o których mowa w pkt 1, oraz zaświadczeń lub dokumentów do występowania w imieniu pracodawcy.

Dokumenty, o których mowa powyżej mogą zostać przez pracodawcę przesłane do właściwego terenowo oddziału PFRON lub złożone bezpośrednio w Oddziale. W przypadku gdy pracodawca złoży dokumenty bezpośrednio w Oddziale otrzyma on identyfikator oraz hasło dostępu do systemu. Natomiast w przypadku przesłania dokumentów za pośrednictwem poczty pracodawca będzie zobowiązany do odebrania osobiście w Oddziale identyfikatora oraz hasła dostępu do systemu. Rejestracji należy dokonać nie później niż na 30 dni przed dniem złożenia pierwszej informacji. Ponieważ termin składania pierwszych informacji upływa 14 lutego 2004 r., dlatego też dokumenty rejestracyjne pracodawcy powinni złożyć do 14 stycznia 2004 r.